Ci sono situazioni per cui un lavoratore dipendente o un collaboratore, per ragioni inerenti alla natura stessa della sua professione e alle necessità dell’azienda per cui opera, si trova a dover effettuare quella nota come trasferta, uno spostamento che risulta differente rispetto alla sede abituale di lavoro.
In questo caso, ha diritto al cosiddetto rimborso chilometrico per dipendenti: una somma che viene versata dal datore di lavoro all’interno della busta paga e che viene calcolata mediante l’adozione di specifici criteri; serve per rimborsare i costi che la persona ha sostenuto.
Ma quando è previsto, effettivamente, il rimborso chilometrico? E come funziona per quei collaboratori che non hanno una sede fissa? A queste domande e ad altre ancora ci proponiamo di rispondere nell’articolo che vi apprestate a leggere.
Cosa si intende per trasferta e come funziona per i dipendenti senza sede fissa
Si parla di trasferta nel momento in cui il lavoratore si reca in un luogo differente da quello in cui va abitualmente. Viene in tal senso escluso il tragitto che l’individuo compie ogni giorno, ovvero quello casa-lavoro, anche se come vedremo a breve esistono delle eccezioni.
L’aspetto cruciale, quando si fa riferimento al concetto di trasferta di lavoro, è quindi quello dell’individuazione della sede abituale.
Essa risulta piuttosto semplice da stabilire per i lavoratori dipendenti, per i quali è necessario invalidarla durante la fase iniziale di assunzione, mentre la stessa cosa non si può dire per figure quali amministratori e collaboratori.
Parliamo, infatti, di professionisti che non hanno una sede fissa e per i quali viene quindi da domandarsi se hanno diritto al rimborso delle spese connesse a una trasferta, incluso quello chilometrico.
La risposta a tale interrogativo è affermativa, solo che è necessario comunque stabilire una sede abituale di lavoro: non coincidendo con l’ubicazione della società, spesso ci si avvale come riferimento del domicilio fiscale della persona, un’opzione adoperata in particolare per quanti operano come amministratori di società.
Una distinzione fondamentale è quella tra trasferta e trasferimento: nel primo caso lo spostamento denota una natura temporanea, mentre nel secondo è di tipo permanente. In presenza di un trasferimento al dipendente non spetta alcuna indennità similare a quella della trasferta.
Il rimborso chilometrico per i dipendenti che compiono il tragitto casa-lavoro
Le regole applicate in Italia per il tragitto casa-lavoro hanno registrato un ribaltamento importante da quando la Corte di giustizia dell’Unione Europea si è pronunciata in merito con una sentenza che risale al 2015.
Come abbiamo avuto modo di accennare, di prassi questo percorso non è oggetto di rimborso chilometrico. La Corte ha però introdotto un’eccezione ed è inerente proprio i lavoratori senza sede fissa.
Tra questi rientrano quanti operano come addetti alle consegne, rappresentanti, agenti di commercio e più in generale coloro che non presentano un itinerario di tipo fisso.
In questo tipo di situazioni la sentenza della Corte di giustizia europea ha stabilito l’obbligo per il datore di lavoro di remunerare in busta paga le ore che servono per il tragitto casa-lavoro (ma anche viceversa).
Fino a quel momento, la normativa nazionale non ammetteva una simile disposizione, ma dopo tale data i contratti collettivi di lavoro si sono trovati nelle condizioni di adeguarsi alle direttive europee.
Come avviene il calcolo del rimborso chilometrico per i lavoratori che sono senza sede lavorativa fissa? Il tempo impiegato a tale scopo è considerato come facente parte dell’orario di lavoro.
La matrice in base alla quale viene conteggiato il rimborso chilometrico è perciò differente da quella che viene utilizzata di prassi per la stessa operazione in presenza di una trasferta. Vediamo come procedere in entrambi i casi.
Calcolo del rimborso chilometrico in caso di trasferta
Le informazioni necessarie per effettuare il calcolo del rimborso chilometrico in caso di trasferta sono le seguenti:
- Auto usata dal collaboratore: tipologia, modello, veicolo, alimentazione.
- Chilometri percorsi: il numero esatto.
Tali dati devono essere incrociati con quelli che vengono pubblicati ogni semestre da parte dell’ACI all’interno di apposite tabelle. In questo modo si ottiene la somma oggetto di rimborso.
Calcolo del rimborso chilometrico per dipendente senza sede fissa
Come si fa a stabilire qual è l’importo che spetta a un dipendente senza sede fissa in presenza del tragitto casa-lavoro? Il procedimento risulta decisamente diverso e al contempo più facile, scopriamo come effettuare il conteggio:
- Il pagamento fa parte della retribuzione oraria del lavoratore.
- Il punto di partenza è la conoscenza dell’ora esatta della partenza della persona e quella in cui rientra in casa.
- Al tempo impiegato per il percorso bisogna applicare la tariffa oraria che è stata concordata nel contratto.
Gestire e soprattutto monitorare la durata del tragitto casa-lavoro può non essere semplice, per le aziende che hanno dei collaboratori senza sede fissa che conseguono percorsi differenti.
Oggi, tuttavia, c’è uno strumento che permette di effettuare tali operazioni in maniera più efficace e precisa.
Si tratta dei software di gestione del personale, i quali consentono di raccogliere le informazioni che risultano rilevanti attraverso una condivisione dei dati più veloce e ottimale per tutte le parti coinvolte. Programmi di ultima generazione che semplificano la procedura tanto ai datori di lavoro che ai dipendenti.
