Non molto tempo fa i fax erano considerati pezzi pregiati all’interno del commercio delle apparecchiature tecnologiche. Tuttavia la loro esistenza come elemento imprescindibile per chi lavora in ufficio è stata di breve durata. Grazie ai servizi di fax online e alle applicazioni multipiattaforma che eseguono esattamente lo stesso compito, il tradizionale sembra ormai destinato ad una fine dapprima non prevista: far compagnia ai dinosauri.
I fax hanno fatto da portabandiera della rivoluzione tecnologica che negli ultimi venti anni ha investito tutto e influenzato in maniera decisiva anche il modo di lavorare, toccando inevitabilmente il mondo delle comunicazioni. Ad oggi, sono stati apportati miglioramenti significativi, con servizi e piattaforme internet che rendono il fax in sé un elemento obsoleto.
Non c’è dubbio che il fax sia stato un eccezionale risparmio di tempo per l’epoca; tuttavia, non può competere con i nostri standard odierni, che ci hanno abituato alla possibilità di inviare e ricevere su internet, piuttosto che tramite linee telefoniche convenzionali. La differenza è stupefacente. Anche se l’aumento della velocità non può essere drastico come fu per il passaggio dall’ufficio postale al fax tradizionale, è innegabile che i fax online rappresentino oggi l’onda da cavalcare per sostituire rapidamente i vecchi fax posti a far polvere sulle scrivanie del mondo.
Perché i lavoratori professionisti dovrebbero sbarazzarsi delle loro vecchie macchine? Per prima cosa, i fax sono pezzi di hardware. E, ovviamente, un hardware può rompersi o diventare obsoleto in qualsiasi momento, anche se si ha a disposizione una fantasia sufficiente per rimetterlo a posto o una macchina costosa con un buon numero di funzionalità. Con le applicazioni moderne non vi è alcun hardware di cui preoccuparsi, senza toner e carta da acquistare.
Il secondo punto a favore, ma non in ordine di importanza, sta nel fatto che i fax richiedono normalmente una linea telefonica aggiuntiva. Perdere il fax, significherebbe dire addio al canone mensile per quella linea. In realtà, la questione assume un valore maggiore se si fa riferimento ai professionisti che lavorano da casa. Vivere in una famiglia in cui non si vuole o non si ha bisogno di un telefono fisso risulta di certo controproducente. Per i cosiddetti “home-based”, quindi, diventa poi un obbligo scollegare completamente il servizio di telefonia fissa. A maggior ragione se si spende un’ingente quantità di denaro per i cellulari e per l’accesso ad internet.
Con le imprese di tutte le dimensioni abituate a manipolare una quantità crescente di affari e informazioni con partner e consumatori (anche e soprattutto stranieri), il traffico di fax internazionale è in continua crescita e, proporzionalmente ad esso, i costi di queste trasmissioni per le imprese che utilizzano il metodo tradizionale a base di linea telefonica. Con il fax online, il cui funzionamento è molto semplice come spiega questa guida, è possibile inviare e ricevere documenti riducendo in maniera drammatica il costo di invio a lunga distanza. Fare uso di una vecchia macchina, più lenta del dovuto, che costringe a sborsare denaro inutile per ogni minuto impiegato nella spedizione, non ha senso quando internet è disponibile.
Si immagini quanto tempo e fatica potrebbe risparmiare al business di un’impresa l’allontanamento della vecchia attrezzatura. Un risparmio in linea di massima sui costi della carta, dell’elettricità e della linea fissa.
In questa epoca di uffici pieni di documenti digitali, si potrebbe pensare che la carta e l’inchiostro siano finalmente pronti ad andare in pensione. Ma l’invio di fax è ancora una parte essenziale per alcuni tipi di documenti (contratti legali, per esempio). Con l’invio di fax online, qualsiasi documento collegabile ad un’email può essere inviato via fax a un apparecchio analogico. Ciò include documenti di Microsoft Word, file PDF e immagini digitalizzate.
Stiamo parlando di un servizio in hosting, il che significa che non è necessario acquistare e installare server, modem e software speciali. Più semplicemente, si tratta di abbonarsi a un servizio internet di terze parti che converte i messaggi di posta elettronica in fax e viceversa. In sostanza, facilità e convenienza al servizio: perché non risparmiare facilmente qualche soldo dove possibile?
