In questi ultimi anni, caratterizzati dal fenomeno digitale e da una tecnologia sempre più d’avanguardia, sempre più aziende hanno avvertito la necessità di stare al passo coi tempi e riorganizzare il lavoro rendendolo più snello e gestibile. Sono nate sempre più imprese in grado di offrire ad altre aziende la possibilità di conservare e archiviare tutta la documentazione in formato digitale. In questo senso, la dematerializzazione è quel processo mediante il quale un documento in formato cartaceo viene convertito in un formato digitale, così da rendere ottimale tutto il procedimento di gestione delle informazioni all’interno dell’ufficio e non solo. Inoltre, il passaggio dal cartaceo al digitale permette alle aziende di abbattere alcuni costi come ad esempio la carta e anche la corrente elettrica dato l’uso delle fotocopiatrici e stampanti, che sarebbero necessari per la creazione della copia cartaceo.
Il documento digitale ha, dal momento della sua creazione, la possibilità di essere condiviso nell’immediato tra gli impiegati e le persone che vi devono lavorare; in questo diminuirebbe di gran lunga anche i passaggi intermedi, tra un ufficio e l’altro, del documento. Si possono distinguere all’interno del processo di digitalizzazione due fasi: la prima, quella dedicata alla conversione dei documenti e la seconda quella inerente alla condivisione degli stessi. Della prima fase fanno parte il processo di scansione cartacea e una serie di documenti derivanti da e-mail e fax.
Per tutti i documenti infine, affinché essi siano considerati validi a livello giuridico, è necessario che contengano la firma digitale e la marcatura temporale. Il processo di dematerializzazione, che comprende l’archiviazione e la catalogazione, deve essere seguito dalla creazione di un sistema di gestione documentale che ne supporti anche la condivisione. Ad esempio sistemi di cloud come Google Drive che consentono all’utente di lavorare sul documento da qualsiasi dispositivo purché disponga di una connessione internet.
